W tym artykule:
Czy biuro rachunkowe musi mieć OC?
Tak. Przedsiębiorca, który usługowo prowadzi księgi rachunkowe, musi zawrzeć umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej. Ten obowiązek wprowadza art. 76h ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Obowiązek nie zależy od formy działalności. Dotyczy jednoosobowej firmy tak samo jak spółki. Liczy się to, że prowadzisz księgi rachunkowe innych firm jako usługę. Księgowa na jednoosobowej działalności, która prowadzi księgi rachunkowe kilku firmom, też musi mieć polisę. Księgowej zatrudnionej na etacie ten obowiązek nie dotyczy.
Wyjątek przewiduje art. 76h ust. 3. Biegli rewidenci i doradcy podatkowi prowadzący działalność nie potrzebują osobnej polisy, jeśli ich OC zawodowe obejmuje już usługowe prowadzenie ksiąg.
Termin wyznacza rozporządzenie Ministra Finansów z 6 listopada 2014 r. Obowiązek ubezpieczenia powstaje najpóźniej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie działalności. Polisa musi więc działać od pierwszego dnia pracy dla klientów. Brak polisy nie zwalnia z odpowiedzialności. Za błąd w księgach biuro odpowiada wtedy własnym majątkiem.
Jakie jest obowiązkowe OC biura rachunkowego?
To ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z usługowym prowadzeniem ksiąg. Obejmuje działania i zaniechania biura w okresie ubezpieczenia. Minimalne warunki określa wspomniane rozporządzenie (Dz.U. 2014 poz. 1616).
Najważniejsza liczba to minimalna suma gwarancyjna. Wynosi równowartość w złotych 10 000 euro na jedno zdarzenie. Suma gwarancyjna to górna granica wypłaty za jedną szkodę. Przy polisie na minimum wszystko ponad tę kwotę biuro pokrywa samo.
Ważne informacje
Kwotę w złotych liczy się po kursie średnim euro, który NBP ogłosił po raz pierwszy w roku zawarcia umowy. Pierwsza tabela kursów NBP w 2026 roku, z 2 stycznia, podała dla euro 4,2156 zł. Dla umów zawieranych w 2026 roku minimum wynosi więc 42 156 zł. Przy umowie zawartej w 2027 roku kwotę przeliczy się od nowa.
Rozporządzenie wymienia tylko cztery wyłączenia. Polisa obowiązkowa nie obejmuje szkód:
- w mieniu osób najbliższych, takich jak małżonek, dzieci, rodzice, rodzeństwo czy partner,
- wyrządzonych po tym, jak biuro przestało spełniać ustawowe warunki prowadzenia takiej działalności,
- polegających na zapłacie kar umownych,
- powstałych wskutek działań wojennych, stanu wojennego, rozruchów, zamieszek i aktów terroru.
Poza tymi wyjątkami polisa obejmuje wszystkie szkody z zakresu obowiązkowego. Ubezpieczyciel nie może umownie ograniczyć tych wypłat.
Czego polisa obowiązkowa nie obejmuje?
Nie obejmuje usług spoza usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Ustawa opisuje ten zakres czynnościami z art. 4 ust. 3 pkt 2-6. To prowadzenie ksiąg na podstawie dowodów księgowych, inwentaryzacja, wycena aktywów i pasywów z ustaleniem wyniku finansowego, sporządzanie sprawozdań finansowych oraz gromadzenie i przechowywanie dokumentacji.
Kadr i płac, rozliczeń ZUS ani doradztwa podatkowego na tej liście nie ma. Podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR) oraz ewidencji ryczałtu też nie, bo to księgi podatkowe, a nie rachunkowe. Jeśli świadczysz takie usługi, sprawdź, czy polisa wymienia je z nazwy.
Przykład
Pani Monika prowadzi jednoosobowe biuro rachunkowe. Dwóm spółkom prowadzi pełną księgowość, kilkunastu firmom KPiR, a trzem liczy wynagrodzenia. Od początku miała polisę obowiązkową i uważała sprawę za zamkniętą. Przy odnowieniu zestawiła usługi z umów z zakresem w warunkach ubezpieczenia. KPiR i płac nie było tam z nazwy. Dokupiła rozszerzenie o te usługi i podniosła sumę gwarancyjną ponad minimum. Dziś każda usługa z jej umów ma odpowiednik w polisie.
Osobna sprawa to odsetki i sankcje, które urząd skarbowy nałoży na klienta po błędzie biura. Z kar rozporządzenie wyłącza wprost tylko kary umowne. Czy odsetki albo sankcja są szkodą, którą biuro musi klientowi naprawić, zależy od okoliczności. Grzywna za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe jest karą osobistą i polisa jej nie przejmie. Jak Twoja polisa traktuje odsetki i sankcje, sprawdź w jej warunkach.
Polisa zawodowa jest pisana pod straty finansowe klientów. Wypadek klienta w biurze albo zalanie lokalu piętro niżej to typowo zakres OC działalności. Przy jednoosobowym biurze taką polisę dobiera się razem z resztą ubezpieczenia firmy jednoosobowej.
Jakie rozszerzenia warto dokupić?
Przede wszystkim wyższą sumę gwarancyjną i usługi spoza zakresu obowiązkowego. Obie rzeczy daje polisa dobrowolna:
- nadwyżka sumy gwarancyjnej, bo minimum z rozporządzenia bywa za niskie, zwłaszcza przy księgach spółek z dużymi obrotami,
- usługi wpisane z nazwy, na przykład KPiR, ewidencja ryczałtu, rejestry VAT, kadry i płace oraz rozliczenia ZUS.
Przy wyższej sumie sprawdź, czy limit liczy się na jedno zdarzenie, czy na cały rok. Sprawdź też tryb ochrony. W dobrowolnym OC zawodowym często spotkasz tryb „claims made”, w którym liczy się data zgłoszenia roszczenia. Przy zmianie ubezpieczyciela zachowaj wtedy tę samą datę retroaktywną. Przy zamykaniu biura zapytaj o dodatkowy okres zgłaszania roszczeń.
Gdy wyciekną dane klientów
Biuro przechowuje dane klientów i ich pracowników: PESEL, adresy, wynagrodzenia i numery kont. Za wyciek takich danych osoby, których dotyczą, mogą żądać odszkodowania na podstawie art. 82 RODO. Takie roszczenia mogą trafić pod OC, jeśli mieszczą się w zakresie polisy. Własnych kosztów biura, czyli informatyka, odtworzenia danych, powiadomień klientów i przestoju, OC nie pokrywa, bo chroni tylko przed roszczeniami osób trzecich. Na to jest cyberubezpieczenie.
Ile kosztuje OC dla biura rachunkowego?
Nie ma jednej stawki. Każde towarzystwo liczy składkę po swojemu, na podstawie sumy gwarancyjnej, listy usług objętych ochroną, skali biura (przychód, liczba klientów i pracowników) oraz historii szkód.
Wariant z samym minimum jest najtańszy, ale chroni tylko usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych i tylko do równowartości 10 000 euro na zdarzenie. Dlatego oferty porównuj przy tym samym zakresie i tej samej sumie. Inaczej zestawiasz ceny różnych produktów.
Porada eksperta
Przed zakupem albo odnowieniem wypisz wszystkie usługi z umów z klientami i porównaj je z zakresem w warunkach ubezpieczenia. Usługa bez odpowiednika w polisie to ryzyko, które zostaje po Twojej stronie. W Careliusie porównujemy ubezpieczenia firmowe w ponad 30 towarzystwach i pokazujemy różnice w zakresie, nie tylko w składce.
Podsumowanie
Obowiązkowe OC biura rachunkowego to minimum wymagane przepisami. Umowę trzeba zawrzeć najpóźniej dzień przed rozpoczęciem działalności, a suma gwarancyjna musi wynosić co najmniej równowartość 10 000 euro na zdarzenie. Zakres obejmuje tylko usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Pozostałe usługi biura i ochronę danych trzeba sprawdzić w warunkach osobno.
Chcesz porównać zakres i cenę dla swojego biura? Napisz albo zadzwoń. Opiekun zestawi oferty i pokaże, co dokładnie obejmuje każda z nich.
